En matière de frais de repas des professionnels libéraux, il convient de distinguer trois catégories de frais :
- Les invitations professionnelles,
- Les repas pris lors de formations professionnelles,
- Les repas pris ‘seul’ sur le lieu de travail.
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Les invitations professionnelles.
Ces frais sont totalement déductibles dès lors qu’ils sont justifiés et ont un rapport direct avec l’activité libérale. Le nom des personnes invitées doit être précisé, par le professionnel, au dos de la facture. Ces personnes doivent avoir un lien direct avec l’activité (prospects, fournisseurs…).
Les dépenses d’invitations entre « collègues » peuvent être admise en déduction si elles sont engagées dans l’intérêt de l’activité.
Les notes de restaurant doivent être conservées pour justifier la dépense. Si la dépense dépasse 150 € TTC, une facture est nécessaire pour pouvoir récupérer la TVA lorsque le professionnel exerce une profession assujettie.
Les frais sont déductibles en ligne 26 « Frais de réception, de représentation et de congrès » sur la déclaration n°2035.
Les repas pris lors de formations professionnelles.
Ces frais sont totalement déductibles dès lors que la formation est engagée dans l’intérêt de l’activité professionnelle. La formation, si elle est payante, doit alors être admise en déduction.
ligne 26 « Frais de réception, de représentation et de congrès » sur la déclaration n°2035.
Les repas pris seul sur le lieu de travail.
Il s’agit des repas pris seul dans le sens où seul un menu est réglé par le professionnel. Cela concerne principalement les repas du midi pris sur le lieu où s’exerce l’activité lorsque le professionnel qui, du fait de l’éloignement de son lieu de travail, n’a pas la possibilité de prendre son repas au domicile.
Ainsi, l’Administration fiscal exclut des dépenses déductibles la fraction du repas qui correspond aux frais que le professionnel aurait engagés s’il avait pris son repas à domicile (part inférieur à 4,95 €) et la partie du repas considérée comme excessive (part supérieure à 19,10 €). Le montant maximum déductible est donc de 14,15€ en 2021.
La part déductible est à porter en ligne 24 « Autres frais de déplacements » de la déclaration n°2035.
Exemples :
Frais de repas pour un professionnel non assujetti à TVA :
- Repas à 12 € TTC
4,95 € sont non déductibles => à comptabiliser en prélèvements personnels (compte 108000).
7,05 € sont déductibles => à comptabiliser en « Autres frais de déplacements (compte 625400).
- Repas 25 € TTC
10,85 € sont non déductibles => à comptabiliser en prélèvements personnels (compte 108000).
14,15 € sont déductibles => à comptabiliser en « Autres frais de déplacements (compte 625400).
Frais de repas pour un professionnel assujetti à TVA :
- Repas à 12 € TTC
4,95 € TTC sont non déductibles => à comptabiliser en prélèvements personnels (compte 108000).
6,41 € HT ((12 – 4,95) / 1,10 (TVA 10%)) sont déductibles => à comptabiliser en « Autres frais de déplacements (compte 625400).
0,64 € de TVA => à compter en « TVA déductible sur ABS » (compte 445660)
- Repas à 25 € TTC
10,85 € TTC sont non déductibles => à comptabiliser en prélèvements personnels (compte 108000).
12,86 € HT ((25 – 14,15) / 1,10 (TVA 10%)) sont déductibles => à comptabiliser en « Autres frais de déplacements (compte 625400).
1,29 € de TVA => à compter en « TVA déductible sur ABS » (compte 445660)